Silke Hendrix

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Arbeit im Homeoffice Zukunftsweg

Arbeit im Homeoffice – einzig wahrer Zukunftsweg?

Was noch vor kurzer Zeit für einige Unternehmen aus den unterschiedlichsten Gründen undenkbar war, ist gerade wieder Realität und mehr noch, in vielen Bereichen sogar zur Pflicht geworden – die Arbeit im Homeoffice.

Sofern keine zwingenden betrieblichen Gründe entgegenstehen, arbeitet derzeit wieder ein erheblicher Teil der Arbeitnehmer* pandemiebedingt im Homeoffice.

Für die einen erstrebenswert, für andere ein No-Go. Genauso vielfältig wie die verwendeten Begrifflichkeiten für das gleiche Thema sind – Homeoffice, orts- und zeitflexibles Arbeiten, Telearbeit, mobile Arbeit – so vielschichtig und komplex ist die Thematik an sich.

Corona verändert die Arbeitswelt – Statistik am Rande

Die Hans Böckler Stiftung erforscht die Möglichkeiten und Risiken der mobilen Arbeit nicht erst seit Beginn der Pandemie. Interessant sind die Ergebnisse und Entwicklungen der letzten Monate.

Vor der Coronakrise arbeiteten ganze 4 Prozent der Befragten überwiegend oder teilweise von zu Hause. Im April 2020, also kurz nach Pandemiebeginn lag der Anteil bei 27 Prozent. Nach Ende des ersten Lockdowns sank der Anteil wieder und erreichte erst im Januar 2021 annähernd den Wert von April des Vorjahres.

Für die Zukunft wird laut der Befragung der Hans Böckler Stiftung im Juni 2021 von einer größeren Relevanz der mobilen Arbeit ausgegangen. 71 Prozent der Befragten gaben dies an – auch ohne entsprechende staatliche Vorgabe.

Bestätigt wird diese Zahl von einer F.A.Z. Business Media I research – Studie. Die dort Befragten halten eine Präsenzzeit zwischen 40 und 60 Prozent der Gesamt-Arbeitszeit von Bürokräften für das erstrebenswerte Optimum.

Wow – davon sind wir mal noch ‘ne ganze Ecke entfernt, würde ich mal sagen. Woran liegt es also, dass sich offenbar viele noch so schwer tun mit dem Thema?

Geht doch, möchte man sagen – oder doch nicht?

Aus oben stehenden Zahlen könnte man interpretieren: Homeoffice ist vielerorts faktisch möglich, wird aber ohne entsprechende gesetzliche Verpflichtung noch lange nicht in dem Maße gelebt. Offenbar werden Beschäftigte, die zwar Homeoffice-geeignete Jobs haben, vielfach dennoch zu Präsenz im Betrieb angehalten, mittel-oder unmittelbar. Die Hintergründe sind mit Sicherheit vielschichtig.

Was spricht gegen mobiles Arbeiten?   

Wenn die künftige Relevanz für die Arbeitswelt so hoch bewertet wird, fragt man sich tatsächlich, warum es erst Corona brauchte, bis Unternehmen sich ernsthaft mit dem Thema mobile Arbeit auseinandersetzten.

Frei nach dem Motto – Was man nicht kennt, probiert man nicht? Sind die Anforderungen und zu beachtenden Rahmenbedingungen zu hoch? Vielleicht ist Letzteres ein möglicher Aspekt, sind die geltenden gesetzlichen Regelungen und Vorgaben doch nicht zu unterschätzen und bei Nichteinhaltung zum Teil auch mit Bußgeldern belegt.

Die rechtliche Ausgestaltung von Homeoffice

Ganz blauäugig kann und sollte kein Unternehmen seine Mitarbeiter ins Homeoffice schicken, sondern an folgendes denken:

  • Definition des zeitlichen Umfangs, einschließlich des Umgangs mit Überstunden sowie Vereinbarung von Regelungen zu Erreichbarkeit und Dokumentationspflicht.
  • Das Arbeitsgesetz und dessen Regelungen zu Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten ist zwingend zu beachten.
  • Es ist eine Regelung zur Erfassung der Arbeitszeiten zu finden.
  • Notwendige Arbeitsschutzmaßnahmen müssen in geeigneter Weise umgesetzt und kontrolliert werden, die Vorgaben der Betriebssicherheitsverordnung für Arbeitsmittel ist zu beachten.
  • Der Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden muss einer Gefährdungsbeurteilung unterzogen werden.
  • Regelungen zum Umgang mit privaten sowie zur privaten Verwendung der überlassenen betrieblichen Arbeitsmittel sollten getroffen werden.
  • Unbedingt sind geeignete Datenschutzvorkehrungen zu beachten und dauerhaft zu gewährleisten. Das betrifft u.a. sicheren Datentransfer, den Zugang zu Geschäftsdaten und betrieblichem Equipment sowie regelmäßige Datensicherung.
  • Der Unfallversicherungsschutz ist zu prüfen, bspw. auch darauf, ob er den Weg einschließt, den Mitarbeiter zur Kinderbetreuung zurücklegen.
  • Nicht zuletzt sind die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates zu wahren (wenn es einen gibt) und am besten durch eine Betriebsvereinbarung Rahmenbedingungen für das mobile Arbeiten zu definieren, die dann individualvertraglich konkretisiert werden können.

Das ist definitiv eine nicht unerhebliche Liste an To-do´s für eine rechtskonforme und eindeutige Ausgestaltung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes. Aber waren und sind diese Rahmenbedingungen wirklich ein Hinderungsgrund oder die Ursache für einen Anteil von gerade einmal 4 Prozent, der vor Corona im Homeoffice arbeitete? Da muss es doch noch mehr Gründe geben!

Das kann es nicht gewesen sein – Warum Beschäftigte nicht im Homeoffice arbeiten

Lange haben sich Arbeitgeber gesträubt, Beschäftigte im Homeoffice arbeiten zu lassen – obwohl sich beispielsweise auch Kostenvorteile hinsichtlich des Vorhaltens von Arbeitsplätzen daraus ergeben können. Erst jetzt lernen viele Unternehmen – gesteuert durch äußere Zwänge – sich mit der Thematik auseinanderzusetzen.

Generell geht man laut Hans Böckler Stiftung von einer knapp 14 Prozent höheren Wahrscheinlichkeit für Angebote von Homeoffice und auch Gleitzeit aus, wenn Unternehmen einen Betriebsrat besitzen.

Schauen wir uns einmal die nachfolgende Grafik an. Sie gibt Auskunft über die Gründe, warum Beschäftigte – nach eigenen Angaben – nicht im Homeoffice tätig sind:

Unternehmenskultur als treibende Kraft

…„weil es nicht erlaubt ist.“, „weil Vorgesetzte Anwesenheit erwarten“, „weil es für meinen Job unangemessen wäre“ – hui, da sollten wir einmal drauf blicken.

Zeitgemäße Arbeitszeit- und Arbeitsortregelungen sind IMMER auch an eine entsprechende Unternehmenskultur gebunden. Diese muss grundsätzlich so innovativ und flexibel sein, einem Strukturwandel zu folgen.

Große Verantwortung tragen hierbei die Personalabteilungen. Als strategischer Partner müssen sie die Transformation begleiten. Sie müssen nicht nur die Rahmenbedingungen schaffen, sondern auch die Sorgen und Bedürfnisse der Führungskräfte und Mitarbeiter begleiten.

Dabei geht es auch um das Etablieren und Nachhalten unternehmensinterner und gesellschaftlich getragener Werte wie bspw. Vertrauen.

Das haben wir schon immer so gemacht!

Natürlich ist es in gewisser Weise verständlich, wenn Vorgesetzte sich an alte, langjährig gelebte Muster halten und ihrem Bedürfnis nach bspw. Kontrolle durch Präsenz im Unternehmen folgen. Es ist ja auch recht schick, die Mitarbeiter immer auch physisch verfügbar zu haben, um z.B. mal eben eine „Anweisung“ über den Tisch zu rufen oder sich eine dringend erforderliche Information abzuholen. Aber ganz ehrlich – braucht es das wirklich? Geben moderne Kommunikationsmittel nicht ausreichend Spielraum, um dasselbe Ergebnis auch auf anderem Wege zufriedenstellend zu erreichen?

Ganz nach dem Motto: Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser?!

Und dann war da noch die Sache mit der Kontrolle. Immer zu wissen, wo der Mitarbeiter gerade ist – am Arbeitsplatz oder nicht – gibt vielen ein Gefühl der Sicherheit. Und umgekehrt, den Mitarbeiter nicht zu sehen, lässt viele vermuten, es werde womöglich nicht richtig gearbeitet. „Da liegen die doch die meiste Zeit auf der Couch“ – ein Zitat, das ich tatsächlich mal von einer Führungskraft zu hören bekam. Wirklich jetzt??

Zunächst mal: Es möge sich doch keine Führungskraft einbilden, die bloße (physische) Anwesenheit eines Mitarbeiters würde etwas über dessen Produktivität aussagen. Auch vor Ort im Betrieb ist es möglich, hochgradig unproduktiv zu sein und viel Zeit mit kompetent und beschäftigt aussehendem Nichtstun zu verbringen – oder noch schlimmer: die Kollegen auch noch von der Arbeit abzuhalten.

Hingegen hat sich nicht erst durch die Pandemie, sondern auch in den Unternehmen, die Homeoffice schon seit Jahren sehr erfolgreich praktizieren, gezeigt: Mitarbeiter arbeiten im Homeoffice hochgradig effektiv. Dies schon deshalb, weil ihnen der Erhalt der hiermit einhergehenden Freiheit einiges wert ist und sie bestrebt sind, diese langfristig zu erhalten. Im Übrigen dürfen wir doch mal unser Menschenbild überdenken, wenn wir hinter jedem Mitarbeiter, den wir nicht sehen, ein „faules Ei“ vermuten wollten.  Vielmehr richtet sich die Leistungsbereitschaft von Mitarbeitern wohl weniger nach deren Arbeitsort als vielmehr u.a. nach der Frage, wie sehr sie sich mit ihrem Arbeitgeber identifizieren – eine Frage, die ihrerseits viel mit Führungskultur zu tun hat.

Vertrauen darf man lernen

Und klar – Vertrauen in die Arbeitsleistung und Produktivität der Mitarbeiter, auch fernab des Arbeitsplatzes in der Firma, darf erlernt und erfahren werden. Dieser Prozess wird sich nicht innerhalb weniger Wochen abschließen lassen und bedarf viel Austausch und Offenheit. Aber wie wäre es einfach mal mit ausprobieren? Das hat schon damals beim Laufenlernen geholfen und ist erfahrungsgemäß auch sonst meist ein gutes Mittel, um Neues erlebbar zu erfahren.

Das gilt übrigens für beide Seiten, Unternehmen/Führungskräfte auf der einen Seite und Mitarbeiter auf der anderen. Letztere dürfen lernen zu vertrauen – und hierfür ausprobieren und hoffentlich erfahren – , dass ihre Arbeitsleistung auch dann noch gesehen und wertgeschätzt wird, wenn sie nicht in physischer Präsenz im Betrieb erbracht wird. Für „anwesend sein“ wird schließlich niemand bezahlt. Entscheidend sollte vielmehr das sein, was am Ende eines Arbeitstages dabei rausgekommen ist: das Arbeitsergebnis, wo auch immer das entstanden ist und der Mehrwert, den jeder Einzelne für das Unternehmen bringt, wo auch immer er dies tut, zu Hause oder im Büro.

Deutschland – technisches Mekka (oder Dilemma?) für digitales Arbeiten?

Hindernisse für mobiles Arbeiten liegen allerdings nicht nur in den sich erst Stück für Stück verändernden Unternehmenskulturen.

„…weil es technisch nicht möglich wäre“.

In einem hoch technisierten Land, wie dem unseren gibt es immer noch Gebiete, in denen mobiles Arbeiten aufgrund technischer Gegebenheiten nicht umsetzbar ist. Videokonferenzen scheitern an instabilen Netzverbindungen und das Öffnen webbasierter Programme erfordert unverhältnismäßig viel Zeit.

Um Unternehmen im ländlichen Raum nicht zu benachteiligen und generell gleiche Rahmenbedingungen zu schaffen, ist in einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt u.a. der Breitbandausbau von zwingender Notwendigkeit. Hier besteht noch eine Menge Nachholbedarf.

Unternehmen als Begegnungsorte

Neue Arbeitsweisen erfordern angepasste Strukturen und Arbeitsweisen. Nicht nur der berühmte Teeküchenklatsch, der gleichzeitig Ort des Wissensaustausches, Netzwerkens und „Socialisens“ war, braucht ein neues Format.

Unternehmen sind Begegnungsorte und Innovationspotentiale ergeben sich nicht zuletzt aus gegenseitigem Lernen und Netzwerkarbeit. Wertschätzung drückt sich auch durch Beziehungsarbeit aus und wir als Menschen leben von guten, tragfähigen Beziehungen. Unternehmen funktionieren nicht zuletzt durch die abteilungs- und hierarchieübergreifende Arbeit.

Einfach mal die Beteiligten fragen

Dafür braucht es Lösungen und neue Formate und Denkansätze, gerade dann, wenn mehrere (hundert) Kilometer zwischen Kollegen, Vorgesetzten und Teams liegen. Wie wäre es denn, hier ganz aktiv die Mitarbeiter mit einzubinden, zu fragen, was sich die Teammitglieder wünschen, um auch unter Homeoffice-Bedingungen gut zusammenarbeiten zu können.

Und übrigens – blenden wir mal die Sondersituation Corona, durch die viele seit Monaten keinen Fuß mehr in den Betrieb gesetzt haben, aus – es gibt ja hier nicht nur schwarz und weiß. Die wenigsten haben die zwingende Erwartung, wirklich 100 % ihrer Arbeitszeit im Homeoffice verbringen zu wollen. Vielen würde ehrlicherweise schon ein Tag/Woche reichen. Damit wäre also genug Raum und Möglichkeit für Begegnungen im „real life“.

Moment mal – was ist mit den Kollegen vor Ort?

Die Kollegen in den Fabrikhallen, Praxen, sozialen Einrichtungen oder Verkaufsräumen können ihre Arbeit nicht aus den eigenen vier Wänden erledigen. Bei allem good will – bis das möglich wird, wird wohl noch eine Menge Zeit vergehen.

Eine besondere Herausforderung von HR und Unternehmensführung wird daher künftig darin liegen, auch insofern den Unternehmenszusammenhalt und -austausch zu fördern, zu begleiten und möglichen Spannungen zwischen Mitarbeitern vor Ort und im Homeoffice vorzugreifen.

Homeoffice als Benefit – Ist alles Gold, was glänzt?

Die Arbeit im Homeoffice wird von einem überwiegenden Teil der Beschäftigten als positiv bewertet – hat sich sogar zu einem Muss-Benefit im Bereich Mitarbeiterbindung entwickelt, steht sie doch sinnbildlich für die bessere Vereinbarkeit von Beruf- und Familien/Privatleben. Dennoch verstecken sich in dieser Form der Arbeit auch Herausforderungen für den Einzelnen.

Themen wie:

  • Grenzverschiebung von Arbeit und Freizeit
  • Erhöhte Betreuungszeit der Kinder, überwiegend abgeleistet durch die Mütter
  • Zuwachs an Überstunden bei den Vätern
  • Beziehungsverlust zu Kollegen und Vereinsamung
  • Fehlendes Vorgesetztenfeedback
  • Erhöhte Selbstverantwortung

kommen laut der Hans Böckler-Studie verstärkt zum Tragen.

In Stellenbörsen ist heutzutage eine Abfrage der Homeofficepotentiale der zu besetzenden Stelle Standard und Auswahlkriterium für Arbeitssuchende. Dennoch äußern gerade junge Arbeitnehmer Sorge hinsichtlich ihrer Entwicklungs- und Karrieremöglichkeiten im Unternehmen – getreu dem Motto „Leistung drückt sich durch Anwesenheit im Unternehmen aus“.

Hier ist es wie so oft im Leben – die meisten Dinge haben auch Schattenseiten. Entscheidend ist, wie man damit umgeht. Einen „Königsweg“ gibt es wohl auch hier nicht, vielmehr dürfen alle Beteiligten lernen, ganz achtsam mit sich selbst und den anderen umzugehen und individuelle Lösungen zu finden.

Und nun – Der Weg in die Zukunft

Hier schließen sich die Kreise. Anwesenheit im Unternehmen galt und gilt noch vielerorts als normal. Aber Rahmenbedingungen und Anforderungen verändern sich. Der positive Effekt der aktuellen Zeit liegt darin, sich zwangsweise mit neuen Möglichkeiten auseinanderzusetzen, Altbekanntes zu überdenken und Stärke aus Herausforderungen zu sammeln.

Management, Führungskräfte und Personalabteilungen sind nun besonders gefragt, gangbare und tragfähige Wege zu finden.

Wohin auch immer diese Wege führen, Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten sie gemeinsam gehen: mit etwas Mut und offenem Blick – für eine nachhaltige Unternehmensentwicklung, die Bedürfnisse aller Beschäftigungsgruppen und für die Anforderungen einer neuen, sich verändernden Arbeitswelt. Hierzu können andere Zusammenarbeits-Methoden erfolgreicher Unternehmen wie z.B. eine gelebte Feedbackkultur, best-practice-sharing etc. sicher ihren Teil beitragen.

In den Austausch kommen

Mich interessiert Deine Meinung! Wie beurteilst Du generell die Arbeit im Homeoffice – lange überfällig oder Eintagsfliege?

Hast du Fragen zur Gestaltung von Homeoffice? Sprich mich gern an.

 

Silke Hendrix ist Rechtsanwältin und Mediatorin. Ihr Schwerpunkt ist Arbeitsrecht für Arbeitgeber sowie Personal- und Konfliktmanagement.

 

 

 

*Gemeint sind jeweils alle Geschlechter. Rein aus sprachlichen Gründen wird nur die männliche Form verwendet.