Urlaub: Was Arbeitgeber beachten sollten

Arbeitnehmer freuen sich meist das ganze Jahr darauf: den wohlverdienten Urlaub. Nicht nur für das Wohlbefinden, sondern auch für die mentale und körperliche Gesundheit sind Pausen und arbeitsfreie Tage wichtig.

Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, Angestellten eine Mindestanzahl an Urlaubstagen pro Jahr zur Verfügung zu stellen. Über den gesetzlichen Urlaubsanspruch hinaus gewähren viele Arbeitgeber allerdings einen zusätzlichen, vertraglich vereinbarten Urlaubsanspruch. Neben der Anzahl der Urlaubstage kommt es bei der Planung aber auch auf die Einteilung des Urlaubes im Unternehmen an.

Was Arbeitgeber beim Thema Urlaub beachten sollten und welche rechtlichen Bestimmungen gelten, beantworte ich in diesem Artikel.

Gesetzlicher Urlaubsanspruch bei einer Vollzeit- oder Teilzeitstelle

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) schreibt einen jährlichen Mindesturlaub von 24 Werktagen vor (§ 3 BUrlG). Dabei umfasst der Begriff "Werktag" alle Kalendertage außer Sonn- und Feiertage, also eine 6-Tage-Woche von Montag bis einschließlich Samstag.

In der heutigen Zeit arbeiten die meisten Vollzeit-Angestellten allerdings nur noch 5 Tage in der Woche (und das halte ich auch für gut, ehrlich gesagt). Umgerechnet bedeutet das einen Mindesturlaubsanspruch von 20 Werktagen, also 4 Wochen für Vollzeit-Angestellte.

Häufige Irritationen treten bei der Berechnung der Urlaubstage bei Teilzeitkräften auf

Hier ist wichtig zu wissen, dass es für die Berechnung des Urlaubsanspruchs nicht darauf ankommt, wie viele Stunden pro Tag jemand arbeitet, sondern allein auf die Anzahl der regelmäßigen Arbeitstage pro Woche.

Selbst wenn eine Teilzeitkraft daher zum Beispiel an fünf Arbeitstagen nur jeweils 5 Stunden pro Tag arbeitet (statt 8 Stunden, die eine Vollzeitkraft arbeiten würde), steht ihr derselbe gesetzliche Urlaubsanspruch zu wie einer Vollzeitkraft, nämlich 20 Tage. Denn auch die Teilzeitkraft hat Anspruch auf 4 Wochen Urlaub im Jahr.

Arbeitet jemand hingegen nur z.B. an drei Tagen pro Woche, so steht dieser Person - unabhängig davon, wie viele Stunden pro Tag sie arbeitet - nur anteiliger Urlaub zu, nämlich 20 : 5 x 3 = 12 Tage.

Wer das jetzt “ungerecht” findet, der darf nochmal nachdenken: Die Teilzeitkraft, die ihre Arbeitszeit an 5 Tagen pro Woche erbringt, muss 5 Tage ihres Urlaubs nehmen, um eine Woche frei zu haben, richtig? Will sie 4 Wochen Urlaub haben, sind es daher 20 Tage. Hingegen muss die Teilzeitkraft, die ohnehin nur an 3 Tagen pro Woche arbeitet, auch nur 3 Tage Urlaub nehmen, um die ganze Woche frei zu haben (an den restlichen 4 Tagen muss sie ja ohnehin nicht arbeiten). Für 4 Wochen braucht sie daher 12 Tage Urlaub. Im Ergebnis stehen beide also gleich. 

Arbeitsverträge: Trennung von gesetzlichem und zusätzlichem Urlaub

Vom gesetzlichen Mindesturlaub zu unterscheiden sind vertragliche/betriebliche oder tarifvertragliche Regelungen. Viele Arbeitgeber erweitern den gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch um zusätzliche Urlaubstage. Je nach Branche und Betriebszugehörigkeit sind dabei Urlaubsansprüche von 25 bis 30 Urlaubstagen durchaus üblich.

Möglich ist auch die Staffelung der Anzahl der Urlaubstage: Je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit erhalten Arbeitnehmer dann einen Urlaubstag zusätzlich. Die genauen Konditionen finden sich dabei im Arbeitsvertrag oder im geltenden Tarifvertrag.

Wenn auch du deinen Mitarbeitern über den gesetzlichen Urlaub hinaus zusätzliche Urlaubstage gewähren willst, finde ich das eine gute Sache! Ich rate allerdings dazu, dies direkt im Arbeitsvertrag zu vereinbaren und dabei auch zu regeln, wann dieser zusätzliche Urlaub verfallen soll.

Denn während für den Verfall des gesetzlichen Urlaubs gesetzliche Vorgaben gelten (dazu weiter unten mehr), kann der darüber hinausgehende vertragliche Urlaubsanspruch anders geregelt werden. Das kann im Einzelfall durchaus schon mal 20 bis 30 Tage mehr oder weniger Urlaub ausmachen, die der Arbeitgeber gewähren bzw. abgelten muss. Voraussetzung dafür ist aber eine eindeutige Regelung im Arbeitsvertrag, welche Regelungen für den vertraglichen Zusatzurlaub gelten sollen.

Außerdem gibt es noch ein paar Sonderregelungen für bestimmte Personengruppen:

• Beispielsweise haben Minderjährige je nach Alter einen Urlaubsanspruch von 25 bis 30 Werktagen im Jahr
• Personen mit einer anerkannten Schwerbehinderung von mindestens 50% haben Anspruch auf 5 weitere Urlaubstage (bei einer Vollzeitstelle, bei Teilzeit anteilig)
• Darüber hinaus ist Berufsschülern für Tage, an denen sie während ihres Urlaubs in die Berufsschule müssen, ein weiterer Urlaubstag zu gewähren.

Welche Rechte haben Arbeitgeber bei der Urlaubsplanung?

Wenn es gut läuft, planen Arbeitnehmer ihre Urlaubszeiten individuell und stimmen sich sodann mit den Kollegen und dem Vorgesetzten ab, sodass jeder seinen Urlaubsantrag guten Gewissens einreichen kann, ohne dass es zu problematischen Überschneidungen kommt. Leider klappt das nicht immer. 

Grundsätzlich bleibt der Arbeitgeber bzw. der zuständige Team- bzw. Abteilungsleiter verantwortlich für die interne Planung von Urlaubszeiten. Dabei müssen zwar die individuellen Urlaubswünsche der Beschäftigten berücksichtigt und versucht werden, alle Wünsche in Einklang zu bringen und eine gerechte Lösung zu finden. Aber es darf eine Abwägung zwischen den betrieblichen Belangen und den sozialen Belangen der Mitarbeiter erfolgen. Wie dies im Einzelfall aussieht, ist jedem Unternehmen im Großen und Ganzen selbst überlassen.

Das bedeutet, dass Urlaub nicht willkürlich verwehrt werden darf. Allerdings darf ein Antrag auf Jahresurlaub dann abgelehnt werden, wenn dringende betriebliche Belange oder die sozialen Gesichtspunkte (z. B. Vorrang anderer Kollegen) dagegen sprechen (§ 7 Abs. 1 BUrlG).

In der Praxis folgt daraus meistens, dass Arbeitnehmer im gleichen Tätigkeitsbereich nicht, jedenfalls nicht alle, zur selben Zeit Urlaub nehmen können. Eltern mit schulpflichtigen Kindern erhalten zudem bevorzugt in den Schulferien Urlaub. Spannend wird es natürlich immer zu den Zeiten, wo viele gleichzeitig Urlaub nehmen wollen. Da darf und muss der Arbeitgeber eine Abwägung treffen und eine sinnvolle Regelung finden, damit insbesondere nicht immer dieselben Personen bevorzugt oder benachteiligt werden. 

Wann verfällt der Urlaubsanspruch?

Grundsätzlich bezieht sich ein Urlaubsanspruch nur auf das jeweilige Kalenderjahr und muss auch in diesem genommen werden. Resturlaub verfällt also im Regelfall mit dem Schluss des jeweiligen Kalenderjahres, also zum 31. Dezember.

Eine Übertragung in das nächste Kalenderjahr kann jedoch ausnahmsweise möglich sein. Zum Beispiel in folgenden Fällen:

• Eine Klausel im Arbeitsvertrag erlaubt eine Übertragung des Urlaubsanspruchs ins nächste Kalenderjahr. In diesem Fall verfällt der Urlaub in der Regel zum 31. März.
• Dringende persönliche oder betriebliche Gründe rechtfertigen die Übertragung, etwa weil der Arbeitnehmer wegen Krankheit oder eines betrieblichen Großauftrages den Urlaub nicht nehmen konnte. Auch in diesen Fällen verfällt der Urlaub grundsätzlich zum 31. März (§ 7 Abs. 3 BUrlG). 
• Der Arbeitnehmer hat seinen Urlaubsanspruch nicht oder nicht vollständig ausgeschöpft, weil er in Elternzeit gegangen ist.

Außerdem muss der Arbeitgeber dem Mitarbeiter auch tatsächlich ermöglichen, den Resturlaub zu nehmen. Nur wenn der Urlaub trotz eines ausdrücklichen Hinweises vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer und tatsächlicher Möglichkeit der Urlaubsnahme nicht genommen wird, kann er letztlich verfallen.

Das ist auch der Grund, warum Urlaubsansprüche von langzeitkranken Mitarbeitern oft nicht zum 31. März verfallen, da sie keine tatsächliche Möglichkeit hatten, den Urlaub auch wirklich zu nehmen. Urlaub von Langzeiterkrankten darf nach der Rechtsprechung übrigens grundsätzlich erst 15 Monate nach dem Ende des laufenden Kalenderjahres, in dem der Urlaub zu nehmen war, verfallen (BAG-Urteil vom 11.06.2013 – 9 AZR 855/11).

Wann müssen Arbeitgeber Urlaubsabgeltung gewähren?

Im laufenden Arbeitsverhältnis kann der Urlaubsanspruch grundsätzlich nicht abgegolten werden. Resturlaub muss daher tatsächlich “in natura” genommen werden – entweder bis zum Jahresende oder bei Übertragung bis zum 31. März des Folgejahres, eine Abgeltung übriger Urlaubstage in Geld ist nicht möglich, auch nicht, wenn beide Seiten - Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich darauf einigen.

Der Grund: Arbeitnehmer sollen keine finanziellen Anreize erhalten, Urlaub nicht zu nehmen und ihn sich stattdessen auszahlen lassen. Warum? Beim Urlaub geht es um die Gesundheit und Erholung der Arbeitnehmer, diese kann durch Geld nicht erreicht werden.

Anders sieht es aus, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist und der Urlaub bis zur Beendigung nicht mehr gewährt werden konnte. In diesem Fall ist das Auszahlen des Urlaubs, also die Abgeltung in Geld, nicht nur erlaubt, sondern sogar vorgeschrieben (§ 7 Abs. 4 BUrlG).

Unter welchen Voraussetzungen darf eine Kürzung/Anrechnung des Urlaubs erfolgen?

Besonders relevant ist eine Kürzung des Urlaubs bei Elternzeit. Grundsätzlich haben auch Arbeitnehmer in Elternzeit einen Anspruch auf Erholungsurlaub. Allerdings ist es Arbeitgebern möglich, für jeden vollen Kalendermonat, den sich der Arbeitnehmer in Elternzeit befindet, den Jahresurlaub um 1/12 zu kürzen. Arbeitgebern steht es jedoch frei, von diesem Recht Gebrauch zu machen, sie sind nicht dazu verpflichtet.

Krankheitstage dürfen hingegen nicht als Urlaub gelten oder zu einer Kürzung des Urlaubsanspruchs führen. Befindet sich der Arbeitnehmer beispielsweise im Urlaub, kann aber durch ein ärztliches Attest eine Krankheit nachweisen, gelten die attestierten Tage nicht als Urlaubstage, sondern als Krankheitstage und müssen dem Arbeitnehmer wieder als Urlaubstage gutgeschrieben werden.

Eine Anrechnung von Urlaubsansprüchen darf unter Umständen im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses erfolgen, nämlich dann, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bis zum Ablauf der Kündigungsfrist unwiderruflich von seiner Verpflichtung zur Arbeitsleistung freistellt. Dies kann entweder einseitig durch den Arbeitgeber erfolgen oder Teil einer einvernehmlichen Vereinbarung sein.

In jedem Fall sollte die Freistellung unter Anrechnung verbleibender Urlaubsansprüche schriftlich erfolgen und ausdrücklich als unwiderruflich bezeichnet werden. 

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